Legajo digital del empleado: qué es y cómo digitalizar tus legajos
El legajo digital del empleado es la versión digital del legajo laboral: un perfil único por persona que reúne contrato, datos, documentación, formación y licencias, con historial y control de accesos. Reemplaza las carpetas de papel y los archivos sueltos.
En esta guía vemos qué incluye, cómo digitalizar los legajos paso a paso y los errores a evitar. El legajo digital es la base de un buen software de liquidación de sueldos y se potencia con el portal del empleado.
Cómo digitalizar el legajo del empleado
Definí qué documentos incluye el legajo
Contrato, alta temprana, datos personales, formación, certificados, sanciones y licencias. Un legajo digital del empleado ordena toda esa documentación en un único perfil por persona.
Digitalizá y cargá la documentación existente
Escaneá o subí los documentos en papel y asignalos al legajo de cada colaborador. Es el paso más trabajoso, pero se hace una sola vez y elimina las carpetas físicas.
Centralizá altas y cambios en un solo lugar
Cada novedad (cambio de categoría, domicilio, datos bancarios) queda registrada en el legajo digital con fecha y responsable, con trazabilidad de todo el historial.
Controlá accesos y confidencialidad
Definí quién puede ver o editar cada dato. El legajo digital protege información sensible con permisos por rol, algo imposible con carpetas compartidas o Excel.
Conectalo con la liquidación y la autogestión
Cuando el legajo digital se integra con la liquidación de sueldos y el portal del empleado, los datos se cargan una vez y se usan en todo el proceso, sin duplicar información.
Errores a evitar con el legajo digital
Digitalizar el legajo del empleado sin definir qué documentos son obligatorios.
Guardar los legajos en carpetas compartidas sin control de accesos ni permisos.
Duplicar datos entre el legajo y la liquidación de sueldos en vez de integrarlos.
No registrar el historial de cambios y perder la trazabilidad de cada novedad.
Dejar documentación sensible sin respaldo ni política de confidencialidad.
El legajo digital en Mandü
Mandü, de Visma
Mandü centraliza el legajo digital de cada empleado y lo conecta con el resto de la gestión de personas. Con Mandü podés:
- Reunir la documentación de cada colaborador en un perfil único.
- Controlar accesos y confidencialidad con permisos por rol.
- Mantener el historial de cambios con trazabilidad.
- Usar esos datos en la liquidación de sueldos sin duplicar información.
- Habilitar la autogestión para que el empleado mantenga sus datos al día.
Para ordenar la incorporación de nuevas personas, combinalo con nuestra checklist de onboarding.
Preguntas frecuentes
Conclusión
Un legajo digital del empleado ordena la documentación, la protege y la deja lista para usar en toda la gestión de RR. HH. Para verlo integrado con la nómina, mirá la ficha de Mandü o recorré nuestras comparativas de software.
Comparar SaaS. Comparativas independientes de software en la nube para empresas de Latinoamérica.